송파구, 스마트한 구정 운영

송파구가 2013년부터 태블릿 PC와 전자팩스를 전격 도입해, 종이문서와 전쟁을 벌인다.
먼저 지난 달 구청 5급 이상 전 간부직원 74명에게 태블릿 PC를 보급했다. 휴대성, 신속성, 활용성이 높은 태블릿 PC를 통해 종이문서 낭비를 막고 스마트행정을 구현함과 더불어 현재 간부들의 노트북이 사용연한 5년을 훌쩍 넘겨 노후한 상태이기 때문이다. 앞으로 구청에서 열리는 간부회의를 포함한 모든 회의와 대면보고, 트위터 반상회에서 사용될 예정이다. 박춘희 구청장은 민원부서의 경우, 빠른 민원 처리를 위해 현장에서 태블릿 PC를 사용하라고 지시했다.
한편 구는 사용에 앞서 가장 중요한 보안문제 해결을 위해 ▲문서에 암호 설정 ▲사용 후 즉시 삭제 ▲분실 대비 단말기 화면잠금 설정 등의 대책을 세웠다.
지난 달 20일부터 28일까지는 구청 전산교육장에서 간부들을 대상으로 태블릿 PC 사용법을 교육하기도 했다. 홍보담당관 인금철 과장은 “대면보고가 끝난 후 버려지는 종이가 아깝다는 생각을 했는데, 태블릿 PC로 그런 낭비를 막을 수 있어 잘 됐다고 생각한다”며 “앞으로 행정업무시스템과 연계하여 다양한 업무에 활용할 방침”이라고 말했다.
오는 4월에는 전자팩스가 전면 도입한다. 전자팩스란 따로 팩스기기를 사용하는 것이 아니라 개인용 컴퓨터로 팩스를 송수신하는 것으로, 출력여부를 선별할 수 있고, 전자파일로 저장할 수도 있어 종이와 토너 등의 소모품을 크게 아낄 수 있다.
구 민원여권과가 지난 해 8월 실시한 사전 분석 결과 종이, 토너 등 소모품, 전기사용료 등을 연간 약 3천1백만원 정도 절감할 수 있는 것으로 조사됐다.(12년 8월 팩스 송․수신량 기준)
민원여권과 관계자는 “전자팩스를 도입하면 예산절감 외에도 업무효율성이 증대되고, 개별 관리로 보안기능도 강화된다”며 “내실있는 준비로 도입에 만전을 기하겠다”고 말했다.
한편 종이문서를 없애기 위한 송파구의 노력은 지난 2009년 종이기록물 전산화 사업으로 본격 시작되었다. 2010년부터는 종이없는 사무실 운동을 전개했다. 직원 1인당 복사용지 연간 목표한도를 5.2박스에서 절반인 2.6박스로 정했다. 부서별 자율구매에서 목표량 내에서 재무과가 일괄 구매하는 방식으로 바꿔 연간 2억원을 절감했다. 종이문서를 보관하는 개인 캐비닛의 경우 신규 구매를 일체 금지하고, 팀당 2개씩 30% 감축해 부서 신설 시 재활용케 했다. 또한 매월 4일을 ‘복사용지 안 쓰는 날’로 정했다. 그 결과 복사용지와 캐비닛 수를 전년대비 20% 감축하는 성과를 달성했다.